TÌNH HUỐNG PCDN [SỐ 1]: CẦN PHÁT HUY VAI TRÒ CỦA PHÁP CHẾ TRONG DOANH NGHIỆP

TÌNH HUỐNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP [SỐ 1]: CẦN PHÁT HUY VAI TRÒ CỦA PHÁP CHẾ TRONG DOANH NGHIỆP

Doanh nghiệp là công ty trách nhiệm hữu hạn có 10 thành viên là tổ chức, cá nhân, đã hoạt động ổn định hơn mười năm. Doanh nghiệp được thành lập và vận hành chủ yếu trên cơ sở sự tin tưởng cá nhân giữa các thành viên góp vốn. Trong thực tế quản trị, Giám đốc không sử dụng Điều lệ công ty làm căn cứ ra quyết định điều hành và kiểm soát. Điều lệ chỉ được xem là văn bản dùng để đăng ký doanh nghiệp, sau đó “cất vào tủ”.

Giám đốc chủ yếu nhận chỉ đạo, yêu cầu từ thành viên công ty, thành viên Hội đồng thành viên rồi ra quyết định. Việc họp Hội đồng thành viên và ban hành Nghị quyết được xem là thủ tục hình thức, có thể bỏ qua khi cần ra quyết định nhanh để nắm bắt cơ hội kinh doanh. Công ty có lập Phòng Pháp chế, chủ yếu thực hiện công việc theo chỉ đạo, ít có cơ hội được giao tư vấn trước khi công ty quyết định, càng không có cơ hội rà soát pháp lý, đề xuất cho hoạt động quản trị.

Khi xuất hiện cơ hội đầu tư một dự án có giá trị lớn, Giám đốc chỉ trao đổi riêng với một số thành viên góp vốn thân cận và nhanh chóng quyết định đầu tư. Vốn đầu tư được giải ngân trong thời gian ngắn. Quá trình ra quyết định không thông qua cuộc họp Hội đồng thành viên theo đúng trình tự, không ban hành Nghị quyết hợp lệ theo quy định tại Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp. Phòng Pháp chế không được tham vấn, cũng không được cung cấp đầy đủ thông tin về dự án để hỗ trợ kiểm soát rủi ro pháp lý về thẩm quyền, thủ tục nội bộ và văn bản giao dịch.

Không may, dự án đang thực hiện thì phát sinh khó khăn nghiêm trọng về tài chính và pháp lý, bị đình trệ. Một thành viên góp vốn khác của công ty, không tham gia vào quyết định đầu tư ban đầu, yêu cầu rà soát căn cứ pháp lý của việc đầu tư và phát hiện quyết định đã được ban hành trái thẩm quyền theo Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp. Tranh chấp nội bộ giữa các thành viên góp vốn phát sinh. Dự án bị đình trệ, vốn đầu tư có nguy cơ bị “chôn”, khó thu hồi. Quan hệ giữa các thành viên góp vốn rạn nứt, uy tín của Giám đốc suy giảm rõ rệt. Trách nhiệm của Giám đốc và các thành viên liên quan trong việc ra quyết định đầu tư trái thẩm quyền bị đặt ra xem xét khi có thành viên yêu cầu truy cứu trách nhiệm do quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm.

Qua tình huống trên đây, Luật sư tại Share Lawyers có chia sẻ như sau:

Trách nhiệm của pháp chế:

Tại công ty này, Giám đốc và một số thành viên có ý “gạt pháp chế ra ngoài”. Nhưng với vai trò người làm công việc pháp chế doanh nghiệp, xét về chức năng thường xuyên, bộ phận pháp chế vẫn là bộ phận có vai trò kiểm soát rủi ro pháp lý. Trong hầu hết các quy định nội bộ, pháp chế doanh nghiệp là bộ phận chuyên môn phải bảo đảm mọi quyết định của doanh nghiệp không trái pháp luật, phù hợp với tài liệu quản trị nội bộ. Pháp chế khi thực hiện công việc phải cảnh báo về hậu quả pháp lý bất lợi đối với người có quyền ra quyết định nếu phát hiện khả năng quyết định trái pháp luật, trái Điều lệ và quy định của công ty. Trong tình huống này, tuy không trực tiếp được giao việc, nhưng Phòng Pháp chế không tránh khỏi bị đánh giá thụ động. Một dự án có giá trị lớn được triển khai trong nội bộ doanh nghiệp trong thời gian dài. Nếu Phòng Pháp chế không hề hay biết cho đến khi sự vụ xảy ra, chứng tỏ họ đã tách mình ra khỏi thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Còn nếu đã biết Giám đốc có dấu hiệu bỏ qua thủ tục nội bộ, Phòng Pháp chế cần chủ động báo cáo, đề xuất ý kiến với Giám đốc công ty, phân tích chỉ rõ tính đúng – sai, cảnh báo rủi ro và nêu rõ trách nhiệm của người ra quyết định.

Theo kinh nghiệm tư vấn của Luật sư, khi tư vấn cảnh báo, pháp chế cần thể hiện sự trung lập, bảo vệ quyền lợi của công ty, mong muốn hạn chế rủi ro pháp lý trong hoạt động quản lý, thì mới dễ thuyết phục cấp trên. Về nội dung tư vấn, nếu pháp chế chỉ trình bày chung chung, mà không nêu rõ điểm trái pháp luật, chỉ ra rủi ro nghiêm trọng và cảnh báo trách nhiệm, thì rất khó để thuyết phục cấp trên thay đổi quyết định của mình. Có rất nhiều lý do, nhưng không “sợ” thì khó “dừng”.

Giải pháp của Pháp chế cho công ty tương tự:

Rà soát và đề xuất sửa đổi tài liệu quản trị nội bộ, theo hướng phân định rõ thẩm quyền giữa các chức danh, cơ quan quản lý tại công ty.
Xây dựng quy chế quản trị nội bộ, quy chế điều hành chi tiết, để làm rõ chức năng, quyền hạn và quy trình nghiệp vụ của từng cơ quan, chủ thể, phòng ban trong doanh nghiệp.
Tư vấn giúp thay đổi nhận thức của Giám đốc, giúp lãnh đạo hiểu rằng việc thực hiện các hành vi vi phạm quy định pháp luật, tài liệu quản trị nội bộ, sẽ gây rủi ro cho công ty, làm phát sinh trách nhiệm của chính mình.
Pháp chế không nên chỉ ngồi chờ để được hỏi. Cần chủ động trao đổi và tương tác với Giám đốc, các phòng ban nghiệp vụ khác, chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình, giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh an toàn.
Pháp chế cần tích cực học hỏi, nâng cao kiến thức, cải thiện khả năng làm việc của bản thân, học cách làm, cách giải quyết công việc khó, phức tạp, để từng bước phát triển nghề nghiệp một cách an toàn.