TÌNH HUỐNG PCDN [SỐ 20]: NHẦM LẪN GIỮA TIỀN ĐẶT CỌC VÀ TIỀN TẠM ỨNG

TÌNH HUỐNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP [SỐ 20]: NHẦM LẪN GIỮA TIỀN ĐẶT CỌC VÀ TIỀN TẠM ỨNG

Công ty A hoạt động trong lĩnh vực thương mại, thường xuyên ký hợp đồng mua bán hàng hóa với khách hàng. Do giá trị giao dịch lớn, Ban lãnh đạo Công ty thống nhất chính sách khi bán hàng là phải nhận trước tiền đặt cọc 30% giá trị hàng hóa từ khách hàng.

Công ty A giao cho bộ phận Pháp chế soạn thảo mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa để sử dụng thống nhất trong hoạt động kinh doanh. Nhân viên Pháp chế mới được giao soạn thảo hợp đồng và mẫu hợp đồng sau đó được ký kết, áp dụng trong hoạt động kinh doanh của Công ty.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, khách hàng đã chuyển cho Công ty khoản tiền tương đương 30% giá trị hàng hóa. Sau đó, khách hàng thay đổi kế hoạch kinh doanh, không tiếp tục mua hàng và từ chối nhận hàng theo hợp đồng.

Cho rằng khách hàng đã vi phạm nghĩa vụ mua hàng, Ban lãnh đạo Công ty yêu cầu chấm dứt hợp đồng và giữ lại khoản tiền 30% đã nhận.

Trong quá trình Share Lawyers nhận tư vấn cho Công ty A về việc chấm dứt hợp đồng và xử lý vi phạm của khách hàng, Share Lawyers rà soát hợp đồng và phát hiện khoản tiền 30% được ghi nhận là tiền tạm ứng. Do đó, nếu Công ty chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng, Công ty không thể mặc nhiên giữ lại khoản tiền này. Khoản tiền tạm ứng phải được xử lý theo hậu quả pháp lý của việc chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng, trong đó có nghĩa vụ hoàn trả những gì các bên đã nhận.

Công ty A rơi vào tình thế bị động. Mặc dù khách hàng có hành vi vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng, Công ty lại không có cơ sở để giữ lại khoản tiền 30% như mong muốn ban đầu của Ban lãnh đạo.

Từ sự việc trên, trong vai trò là Luật sư tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp, Luật sư tại Share Lawyers có chia sẻ như sau:

Về rủi ro của doanh nghiệp:

Công ty A có nguy cơ phải hoàn trả khoản tiền 30% đã nhận từ khách hàng, trong khi mục đích ban đầu của Ban lãnh đạo là yêu cầu khách hàng đặt cọc trước khi Công ty bán hàng. Việc ghi nhận sai bản chất của khoản tiền làm giảm khả năng bảo vệ quyền lợi của Công ty khi khách hàng không tiếp tục thực hiện hợp đồng.

Ngoài ra, Công ty có thể phát sinh tranh chấp với khách hàng về việc chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng, trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, tiền phạt, bồi thường thiệt hại và nghĩa vụ hoàn trả khoản tiền đã nhận. Công ty cũng phải mất thêm thời gian, chi phí để giải quyết tranh chấp và có thể ảnh hưởng đến uy tín trong hoạt động kinh doanh.

Về nghiệp vụ của Pháp chế:

Pháp chế đã không chuyển hóa chính xác yêu cầu của Ban lãnh đạo thành điều khoản hợp đồng, dẫn đến việc khoản tiền được thỏa thuận và xử lý không đúng với mục đích ban đầu của Công ty. Sai sót này làm thay đổi bản chất pháp lý của khoản tiền và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền xử lý khoản tiền khi khách hàng vi phạm hợp đồng.

Khi soạn thảo hợp đồng, Pháp chế cần làm rõ với bộ phận kinh doanh và Ban lãnh đạo về bản chất, mục đích của các khoản tiền khách hàng phải thanh toán trước, từ đó sử dụng đúng thuật ngữ và cơ chế pháp lý. Trường hợp doanh nghiệp yêu cầu khách hàng đặt cọc 30%, hợp đồng phải ghi nhận đúng là tiền đặt cọc và quy định rõ việc xử lý khoản tiền này khi khách hàng vi phạm nghĩa vụ, không tiếp tục mua hàng hoặc từ chối nhận hàng.

Đồng thời, Pháp chế cần kiểm tra lại các mẫu hợp đồng trước khi ban hành và áp dụng, đặc biệt đối với những nội dung có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền thu, giữ hoặc xử lý tiền của doanh nghiệp.