TÌNH HUỐNG PCDN [SỐ 3]: SAI SÓT KHI RÀ SOÁT HỢP ĐỒNG

TÌNH HUỐNG PHÁP CHẾ DOANH NGHIỆP [SỐ 3]: SAI SÓT KHI RÀ SOÁT HỢP ĐỒNG

Công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực cung cấp, lắp đặt và vận hành dây chuyền sản xuất. Công ty có Phòng Kinh doanh và Phòng Pháp chế cùng tham gia rà soát hợp đồng trước khi trình Giám đốc ký kết. Sau thời gian dài theo đuổi, Phòng Kinh doanh đã tìm được một khách hàng lớn. Lãnh đạo đánh giá đây là cơ hội bán hàng có thể tạo doanh thu đột phá cho năm.

Sau cuộc họp với Phòng Kinh doanh, Giám đốc chỉ đạo phải ưu tiên tiến độ ký kết hợp đồng, nhằm tránh mất cơ hội. Giám đốc tin tưởng đối tác, vì đây là doanh nghiệp lớn, đã hoạt động nhiều năm. Vì vậy, khi rà soát hợp đồng, Phòng Pháp chế chỉ kiểm soát ở mức cơ bản, không xây dựng kỹ nghĩa vụ, không đưa biện pháp bảo đảm và chế tài cụ thể vào hợp đồng.

Phòng Pháp chế lo ngại rằng, nếu rà soát chi tiết hơn có thể làm chậm tiến độ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Trong quá trình rà soát, Phòng Pháp chế nhận thấy rủi ro về nghĩa vụ, khi chưa làm rõ tiêu chí đánh giá kết quả công việc và điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, bộ phận này không đề xuất chỉnh sửa, đàm phán đến cùng.

Công ty hoàn thành việc cung cấp và lắp đặt. Đến giai đoạn nghiệm thu, khách hàng cho rằng công việc không đáp ứng kỳ vọng và từ chối thanh toán. Hợp đồng không thỏa thuận rõ tiêu chí nghiệm thu. Do đó, công ty không có cơ sở pháp lý để chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ và bảo vệ quyền lợi của mình.

Công ty nhiều lần thương lượng với chủ đầu tư nhưng không thành công. Do không tìm được tiếng nói chung, công ty khởi kiện tại Tòa án, yêu cầu thanh toán giá trị hợp đồng và bồi thường các chi phí phát sinh. Vụ việc đang được Tòa án giải quyết. Trong thời gian tranh chấp, uy tín của công ty trên thị trường bị ảnh hưởng. Do chưa thu hồi được tiền từ hợp đồng, nội bộ công ty phát sinh tranh cãi, đổ lỗi lẫn nhau. Quan hệ giữa Phòng Kinh doanh và Phòng Pháp chế cũng bị ảnh hưởng, đặc biệt trong việc kiểm soát rủi ro từ giai đoạn ký kết hợp đồng.

Với vụ việc này, trong vai trò là Luật sư tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp, Luật sư tại Share Lawyers chia sẻ như sau:

Về rủi ro của doanh nghiệp:

Doanh nghiệp chịu thiệt hại khi không thu được tiền thanh toán đúng tiến độ của hợp đồng. Uy tín với đối tác bị ảnh hưởng. Quyết định nóng vội của Ban lãnh đạo, khi xem nhẹ rủi ro pháp lý, đã đẩy doanh nghiệp vào tình thế bất lợi; công việc đã hoàn thành nhưng vẫn phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán. Để hạn chế rủi ro tương tự, doanh nghiệp cần nhận diện trước khả năng phát sinh tranh chấp khi các điều khoản hợp đồng chưa rõ ràng hoặc chưa đầy đủ. Đồng thời, cần yêu cầu bộ phận pháp chế rà soát kỹ nội dung hợp đồng, đặc biệt là tính chặt chẽ và tính khả thi của các điều khoản trong quá trình thực hiện.

Về nghiệp vụ của pháp chế:

Khi rà soát hợp đồng, pháp chế phải làm rõ nội dung nghĩa vụ của các bên, điều kiện thực hiện nghĩa vụ, điều kiện phát sinh nghĩa vụ thanh toán và các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc. Cần báo cáo đầy đủ các rủi ro pháp lý, đề xuất giải pháp xử lý và kiên quyết kiến nghị để Ban lãnh đạo cân nhắc trước khi quyết định ký kết hợp đồng. Thực tế cho thấy, nhiều nhân sự pháp chế tập trung rà soát biện pháp bảo đảm và chế tài, nhưng lại chưa chú trọng đến nội dung nghĩa vụ, cách thức thực hiện, điều kiện nghiệm thu và điều kiện phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Đây là những điều khoản có ý nghĩa quyết định trong việc xác định quyền, nghĩa vụ của các bên và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp.