TƯ VẤN VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN VỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Công ty TNHH P (“Công ty P”) thực hiện đầu tư bằng hình thức mua lại cổ phần của một cổ đông của Công ty Cổ phần X (“Công ty X”), qua đó sở hữu 40% vốn điều lệ của Công ty X. Sau khi hợp đồng mua bán cổ phần được ký kết và các bên đang hoàn tất các thủ tục liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu cổ phần, Công ty X yêu cầu Công ty P cử người đại diện quản lý phần vốn góp/cổ phần của Công ty P tại Công ty X. Công ty P dự kiến cử Trưởng phòng Đầu tư của Công ty làm người đại diện. Tuy nhiên, Công ty P chưa có quy định nội bộ về việc quản lý người đại diện vốn, chưa xác định rõ địa vị pháp lý, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người đại diện; đồng thời chưa có cơ chế kiểm soát việc thực hiện quyền của người đại diện tại Công ty X.
Công ty P cũng chưa xác định rõ mối quan hệ pháp lý giữa chức danh người đại diện vốn với công ty, xử lý công việc kiêm nhiệm với vị trí Trưởng phòng Đầu tư, chế độ thù lao, thưởng và các quyền lợi khác của người được cử đại diện. Công ty lo ngại việc cử người đại diện không đúng trình tự hoặc không kiểm soát được hoạt động của người đại diện có thể làm phát sinh rủi ro đối với phần vốn đầu tư, không phát huy được năng lực thực hiện công việc của nhân sự được cử, đồng thời ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty P tại Công ty X.
Trước tình hình đó, Công ty P đã liên hệ với Share Lawyers để được tư vấn và xây dựng cơ chế quản lý, sử dụng người đại diện vốn nhằm bảo đảm người đại diện phát huy đầy đủ vai trò, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro cho Công ty P.
Yêu cầu của khách hàng:
Công ty P đề nghị Luật sư Share Lawyers: (i) Xác định, làm rõ địa vị pháp lý, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người đại diện vốn đối với Công ty TNHH P tại Công ty X; (ii) Tư vấn trình tự, thủ tục cử và quản lý người đại diện vốn – đại diện theo ủy quyền của Công ty P tại Công ty X; (iii) Xác định mối quan hệ giữa Công ty P và người được cử đại diện vốn; (iv) Đề xuất cơ chế quản lý, kiểm soát, đánh giá và sử dụng người đại diện vốn; (v) Tư vấn công việc cần thực hiện để phát huy vai trò của người được cử tại Công ty X.
Công việc Luật sư Share Lawyers đã thực hiện:
- Về địa vị pháp lý của người đại diện vốn: Luật sư xác định người được Công ty P cử thực hiện quyền của cổ đông tại Công ty X là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức; tư vấn rõ phạm vi đại diện, thời hạn đại diện, quyền và nghĩa vụ của người đại diện trong việc thực hiện quyền của Công ty P tại Công ty X.
- Về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người đại diện vốn: Luật sư tư vấn cụ thể các quyền của người đại diện trong việc tham dự, biểu quyết tại ĐHĐCĐ, được đề cử và có thể được bầu tham gia HĐQT, tiếp cận thông tin, giám sát hoạt động quản trị và bảo vệ quyền, lợi ích của Công ty P. Đồng thời, Luật sư xác định nghĩa vụ của người đại diện trong việc tuân thủ chỉ đạo của Công ty P, bảo vệ phần vốn đầu tư, báo cáo và xin ý kiến trước khi quyết định các vấn đề quan trọng; chịu trách nhiệm đối với hành vi vi phạm, gây thiệt hại cho Công ty P theo quy định pháp luật và thỏa thuận giữa các bên…
- Về thủ tục cử người đại diện theo ủy quyền: Luật sư tư vấn cho Công ty P thực hiện đầy đủ thủ tục cử người đại diện theo ủy quyền, bao gồm ban hành quyết định cử người đại diện theo thẩm quyền nội bộ của Công ty TNHH P, lập văn bản ủy quyền, xác định rõ số lượng người đại diện, tỷ lệ cổ phần được đại diện, phạm vi quyền và nghĩa vụ, thời hạn đại diện và thực hiện việc ký, phát hành văn bản thông báo cho Công ty X theo quy định.
- Về quan hệ giữa Công ty P và người đại diện vốn: Luật sư tư vấn điều chỉnh hợp đồng lao động giữa Công ty P và người được cử đại diện vốn, trong đó xác định rõ người đại diện thực hiện đồng thời công việc theo chức danh tại Công ty P và nhiệm vụ đại diện phần vốn tại Công ty X; quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm, chế độ báo cáo, bảo mật thông tin, tuân thủ chỉ đạo và trách nhiệm bồi thường khi gây thiệt hại cho Công ty P.
- Về cơ chế quản lý và kiểm soát người đại diện vốn: Luật sư tư vấn cho Công ty P xây dựng Quy chế quản lý người đại diện vốn, trong đó quy định thống nhất về tiêu chuẩn người đại diện, quy trình lựa chọn và cử người đại diện, quyền và nghĩa vụ, chế độ báo cáo, cơ chế xin ý kiến trước khi biểu quyết, chế độ kiểm tra và đánh giá, việc thay thế hoặc miễn nhiệm người đại diện và cơ chế xử lý khi người đại diện vi phạm nghĩa vụ. Về thù lao, tiền thưởng và chính sách đối với người đại diện vốn: Luật sư tư vấn cho Công ty P xây dựng cơ chế tiền lương, thù lao, thưởng và các quyền lợi khác cho người đại diện vốn trên cơ sở chức danh tại Công ty P và nhiệm vụ đại diện tại Công ty X; đồng thời quy định rõ nguyên tắc quản lý các khoản thù lao, tiền thưởng và lợi ích mà người đại diện được hưởng từ Công ty X, bảo đảm các khoản lợi ích này được quản lý, báo cáo và xử lý phù hợp với quy định nội bộ của Công ty P.
- Về việc tham gia HĐQT Công ty X: Luật sư tư vấn cho Công ty P thực hiện quyền của cổ đông là tổ chức trong việc đề cử người được cử đại diện vốn tham gia HĐQT Công ty X; hướng dẫn thủ tục bầu, kiện toàn thành viên HĐQT và thực hiện các thủ tục cần thiết để người được Công ty P đề cử có thể đảm nhận chức danh Chủ tịch HĐQT Công ty X theo đúng thẩm quyền, trình tự và quy định pháp luật. Luật sư tư vấn tạm hoãn thực hiện HĐLĐ nếu Công ty TNHH P muốn người được cử thực hiện công việc thường xuyên tại Công ty X.
- Về thực hiện quyền cổ đông và quản trị tại Công ty X: Luật sư tư vấn cho Công ty P, với tư cách cổ đông sở hữu 40% vốn điều lệ, xây dựng cơ chế thực hiện quyền cổ đông thông qua người đại diện vốn; hướng dẫn hai thành viên HĐQT do Công ty P đề cử thực hiện quyền tham gia quản trị, giám sát và biểu quyết tại Công ty X theo định hướng của Công ty P, đồng thời kiểm soát xung đột lợi ích và bảo đảm quyền lợi của Công ty P. Về hoàn thiện hệ thống quản trị nội bộ của Công ty X: Luật sư tư vấn cho Công ty P sử dụng quyền cổ đông và quyền của các thành viên HĐQT do Công ty P đề cử để tham gia rà soát, kiện toàn các tài liệu quản trị nội bộ của Công ty X, bao gồm Điều lệ, Quy chế tổ chức và hoạt động của HĐQT, quy chế quản trị và các quy định nội bộ khác, nhằm thiết lập cơ chế quản trị phù hợp với cơ cấu sở hữu và hạn chế rủi ro trong quá trình Công ty P thực hiện quyền của cổ đông.
Kết quả tư vấn:
Trên cơ sở tư vấn của Luật sư Share Lawyers, Công ty P đã hoàn thiện thủ tục cử người đại diện theo ủy quyền tại Công ty X, xác định rõ phạm vi quyền đại diện, thời hạn đại diện và trách nhiệm của người được cử đại diện. Công ty cũng hoàn thiện thỏa thuận giữa Công ty P và người đại diện vốn, làm rõ mối quan hệ giữa nhiệm vụ chuyên môn tại Công ty P và nhiệm vụ đại diện phần vốn tại Công ty X.
Luật sư Share Lawyers đã hỗ trợ Công ty P xây dựng Quy chế quản lý người đại diện vốn, thiết lập cơ chế chỉ đạo, xin ý kiến, báo cáo và kiểm soát người đại diện; đồng thời quy định rõ chế độ thù lao, thưởng và các chính sách đối với người đại diện vốn, qua đó tạo cơ sở để Công ty P quản lý hiệu quả phần vốn đầu tư tại Công ty X và hạn chế rủi ro phát sinh từ hoạt động của người đại diện.
Đồng thời, Luật sư Share Lawyers đã tư vấn cho Công ty P thực hiện quyền của cổ đông trong việc đề cử và bầu người đại diện vốn tham gia HĐQT Công ty X, thực hiện các thủ tục để người được đề cử đảm nhận chức danh Chủ tịch HĐQT. Thông qua hai thành viên HĐQT do Công ty P đề cử, Công ty P từng bước kiện toàn hệ thống tài liệu quản trị nội bộ của Công ty X, bao gồm Điều lệ, các quy chế quản trị và các quy định nội bộ có liên quan.
Kết quả tư vấn giúp Công ty P không chỉ thực hiện đúng thủ tục pháp lý về cử và quản lý người đại diện vốn mà còn thiết lập được cơ chế quản trị phần vốn đầu tư một cách có hệ thống, xác định rõ trách nhiệm của người đại diện, tăng cường khả năng kiểm soát hoạt động của Công ty X và bảo vệ tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của Công ty P với tư cách cổ đông sở hữu 40% vốn điều lệ.