Doanh nghiệp là công ty cổ phần, quy mô vừa, mô hình quản trị tập trung, trong đó Tổng giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, bao gồm các hoạt động đầu tư và hợp tác kinh doanh. Để phục vụ việc triển khai dự án, Tổng giám đốc ban hành văn bản ủy quyền cho Trưởng phòng Đầu tư đại diện công ty làm việc, đàm phán và toàn quyền ký kết các thỏa thuận hợp tác ban đầu với đối tác trong giai đoạn tiền hợp đồng. Sau một thời gian tìm kiếm cơ hội, Trưởng phòng Đầu tư tiếp cận được một số đối tác tiềm năng và tiến hành ký kết các văn bản hợp tác để xúc tiến dự án.
Trong quá trình này, Ban lãnh đạo cho rằng việc đã có văn bản ủy quyền là đủ để kiểm soát rủi ro pháp lý. Bộ phận Pháp chế cho rằng các thỏa thuận ký ở giai đoạn tiền hợp đồng chỉ mang tính “thăm dò”, ghi nhận để làm cơ sở trao đổi tiếp, chưa làm phát sinh nghĩa vụ ràng buộc nên không cần đánh giá sâu nội dung thỏa thuận. Ngoài ra bộ phận Pháp chế không tham gia rà soát chi tiết các điều khoản, không nhận diện và không cảnh báo về khả năng phát sinh nghĩa vụ pháp lý ràng buộc từ nội dung thỏa thuận.
Trên thực tế, Trưởng phòng Đầu tư đã ký nhiều văn bản dưới tên gọi “thỏa thuận hợp tác” hoặc “biên bản ghi nhớ”,… nhưng trong nội dung lại ghi nhận cụ thể về công việc, nghĩa vụ tài chính, tiến độ thực hiện và trách nhiệm của các bên nếu không tiếp tục triển khai dự án. Việc ký kết nằm trong phạm vi ủy quyền về mặt hình thức nhưng không đánh giá đầy đủ mức độ ràng buộc pháp lý về mặt nội dung. Bộ phận Pháp chế không đánh giá rủi ro, không rà soát, không loại trừ hoặc giới hạn các điều khoản có thể làm phát sinh nghĩa vụ ngoài ý chí ban đầu của công ty là chỉ muốn tìm hiểu, ghi nhận sơ bộ để tiếp tục trao đổi.
Trong nhiều mối quan hệ trao đổi, thương lượng nêu trên, có một dự án không tiếp tục triển khai, nhưng đối tác căn cứ vào các thỏa thuận đã ký để yêu cầu công ty thực hiện nghĩa vụ tài chính, cho rằng đây là cam kết hợp pháp được xác lập bởi người có thẩm quyền đại diện. Đồng thời, đối tác cho rằng người đại diện theo pháp luật của công ty biết mà không phản đối, thậm chí có tham dự, thể hiện sự đồng tình sau khi hai bên ký thỏa thuận hợp tác.
Sau nhiều lần yêu cầu công ty thực hiện nghĩa vụ theo các thỏa thuận đã ký nhưng không được chấp thuận, đối tác đã khởi kiện yêu cầu thực hiện hợp đồng và bồi thường thiệt hại. Kết quả, Tòa án chấp nhận yêu cầu khởi kiện của đối tác vì Trưởng phòng Đầu tư được ủy quyền hợp pháp về hình thức nên có đủ thẩm quyền, đồng thời các bên đã thỏa thuận về nghĩa vụ tài chính, tiến độ và trách nhiệm, và người đại diện theo pháp luật đã biết nhưng không phản đối. Do đó, công ty bị ràng buộc bởi thỏa thuận, buộc phải thực hiện nghĩa vụ trong tình trạng bất lợi, đồng thời bồi thường thiệt hại và chịu các chi phí tố tụng như án phí, chi phí luật sư.
Với vụ việc này, trong vai trò là Luật sư tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp, Luật sư tại Share Lawyers có một số ý kiến như sau:
Về rủi ro của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp chịu thiệt hại lớn khi phải bồi thường các chi phí phát sinh cho đối tác và các khoản chi phí tố tụng, đồng thời việc phải thực hiện hợp đồng không đúng với ý chí ban đầu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và làm suy giảm uy tín trên thị trường. Nội bộ doanh nghiệp phát sinh tranh cãi về trách nhiệm giữa Ban lãnh đạo, Trưởng phòng Đầu tư và bộ phận Pháp chế trong việc kiểm soát nội dung và mức độ ràng buộc của các thỏa thuận tiền hợp đồng, dẫn đến suy giảm niềm tin vào hệ thống quản trị và kiểm soát rủi ro pháp lý. Để tránh rủi ro tương tự, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo, tăng cường nhận diện rủi ro và yêu cầu Pháp chế rà soát kỹ nội dung, đặc biệt là hiệu lực và các điều khoản nghĩa vụ.
Về nghiệp vụ của Pháp chế:
Khi rà soát hợp đồng, Pháp chế phải làm rõ điều kiện phát sinh hiệu lực của tất cả các thỏa thuận, báo cáo đầy đủ rủi ro và đề xuất giải pháp cho lãnh đạo, đồng thời kiên quyết kiến nghị để lãnh đạo cân nhắc; không chỉ dừng ở việc kiểm tra ủy quyền mà phải đánh giá nội dung ràng buộc, tránh tư duy chủ quan và bỏ qua các điều khoản có thể gây bất lợi, vì nếu không kiểm soát tốt sẽ dễ dẫn đến tranh chấp và phát sinh trách nhiệm pháp lý bất lợi cho doanh nghiệp.