SỬA ĐỔI, BỔ SUNG KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC PHÁT SINH VÀO HỢP ĐỒNG

TÌNH HUỐNG PHÁP CHẾ SỐ 6: SỬA ĐỔI, BỔ SUNG KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC PHÁT SINH VÀO HỢP ĐỒNG

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng thường thực hiện các dự án theo hình thức hợp đồng trọn gói. Trong quá trình thực hiện, đối tác có yêu cầu điều chỉnh, bổ sung khối lượng công việc, bao gồm việc xây thêm hai hồ bơi và hai khu vực sân vườn.

Trong bối cảnh đó, Ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn thống nhất triển khai ngay để đảm bảo tiến độ chung của dự án. Hai bên chỉ trao đổi, thống nhất phạm vi công việc bổ sung thông qua thư điện tử (email) mà không ký kết phụ lục hợp đồng. Bộ phận Dự án tập trung vào việc tổ chức thi công, cho rằng việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng là ưu tiên hàng đầu.

Vì tập trung vào công việc triển khai, nên trong quá trình trao đổi, doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc chốt phạm vi công việc phát sinh mà không đặt vấn đề, không thỏa thuận và cũng không ghi nhận rõ việc điều chỉnh tiến độ thực hiện tương ứng với khối lượng công việc phát sinh tăng thêm theo hướng gia hạn tiến độ. Pháp chế không được tham gia rà soát nội dung trao đổi, không có cơ hội nhận diện và cảnh báo rủi ro liên quan đến tiến độ từ phần nghĩa vụ phát sinh.

Khi công trình hoàn thành, doanh nghiệp đề nghị khách hàng nghiệm thu và thanh toán. Tuy nhiên, khách hàng cho rằng doanh nghiệp đã chậm tiến độ so với hợp đồng ban đầu, không chấp nhận việc gia hạn thời gian thực hiện phát sinh từ các công việc phát sinh. Từ lý do đó, khách hàng từ chối thanh toán đúng tiến độ, yêu cầu áp dụng chế tài phạt vi phạm do chậm tiến độ theo hợp đồng đã ký. Doanh nghiệp không đồng ý, vì việc chậm tiến độ là hệ quả tất yếu từ việc thực hiện thêm khối lượng công việc theo yêu cầu của khách hàng. Hai bên phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán và trách nhiệm do chậm tiến độ, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp và việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính tiếp theo trong dự án.

Về rủi ro của doanh nghiệp:

Doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị kéo dài thời gian thu hồi công nợ, ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính. Việc không kiểm soát chặt chẽ các thỏa thuận liên quan đến công việc mới, đặc biệt là tiến độ thực hiện, dẫn đến nguy cơ bị áp dụng các chế tài trong hợp đồng và bị kéo dài việc thanh toán.

Nội bộ doanh nghiệp phát sinh tranh cãi về trách nhiệm giữa Ban lãnh đạo và Bộ phận Dự án về việc kiểm soát nội dung và hình thức của các thỏa thuận phát sinh, làm suy giảm hiệu quả phối hợp và niềm tin trong hệ thống quản trị rủi ro pháp lý.

Về nghiệp vụ của Pháp chế:

Khi phát sinh việc điều chỉnh, bổ sung công việc trong quá trình thực hiện hợp đồng, pháp chế phải kiểm soát phạm vi công việc và đồng thời rà soát đầy đủ các yếu tố liên quan như tiến độ, giá trị, phương thức thanh toán và chế tài liên quan. Pháp chế cần chủ động cảnh báo và kiến nghị việc ký kết phụ lục hợp đồng hoặc văn bản có giá trị pháp lý tương đương, đảm bảo ghi nhận đầy đủ các nội dung điều chỉnh, bổ sung. Trường hợp không kiểm soát đầy đủ, đặc biệt là yếu tố tiến độ, rất dễ dẫn đến tranh chấp và làm phát sinh trách nhiệm bất lợi cho doanh nghiệp.