XÂY DỰNG TÀI LIỆU QUẢN TRỊ NỘI BỘ VÀ HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG
Nội dung vụ việc:
Công ty Cổ phần XYZ (“XYZ”) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thực phẩm. Cách đây hơn 01 năm, XYZ đã liên hệ và thuê Share Lawyers tư vấn thường xuyên, với thời hạn hợp đồng 12 tháng. Theo thông tin lãnh đạo công ty cung cấp, trước đó, tại XYZ xảy ra sự cố về an toàn thực phẩm khi Bộ phận sản xuất sử dụng nguyên liệu không được phép sử dụng trong sản xuất thực phẩm và nguyên liệu đã hết thời hạn sử dụng để đưa vào quá trình sản xuất. Sau sự việc, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp bồi thường thiệt hại; đồng thời, cơ quan nhà nước tiến hành kiểm tra, xem xét trách nhiệm hành chính và trách nhiệm hình sự đối với các cá nhân, tổ chức có liên quan.
Qua rà soát nội bộ ban đầu, sai phạm trực tiếp được xác định thuộc Bộ phận sản xuất và những người lao động được giao quản lý, kiểm tra, sử dụng nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất. Tuy nhiên, Tổng giám đốc gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải trình trách nhiệm quản lý, điều hành của mình, trách nhiệm đã phân quyền, phân cấp cho cấp dưới, trách nhiệm cụ thể của từng người lao động, do doanh nghiệp chưa xây dựng đầy đủ hệ thống quy định nội bộ về quản lý nguyên liệu, chưa quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng vị trí công việc… mà liên quan nhất đến vị việc là việc kiểm tra nguồn gốc, chất lượng và thời hạn sử dụng nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất.
Sau khi sự việc xảy ra, XYZ cũng không có căn cứ để xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động trực tiếp gây ra vi phạm vì Nội quy lao động của công ty chưa quy định cụ thể hành vi sử dụng nguyên liệu không đúng quy định, sử dụng nguyên liệu hết hạn hoặc không thực hiện việc kiểm tra nguyên liệu trước khi sản xuất là hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nhận thấy các sai sót trong quá trình quản lý, sản xuất đã xảy ra nhiều lần trước đây, thể hiện tình trạng người lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, công ty chưa ban hành quy chế quy định tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc, chưa có cơ chế ghi nhận, đánh giá và theo dõi kết quả thực hiện công việc nên không có căn cứ pháp lý để xem xét xử lý hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.
Nhận thấy công tác quản lý, điều hành hàng ngày còn nhiều khoảng trống, hệ thống quy định nội bộ chưa đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, Tổng giám đốc đã liên hệ với Share Lawyers để sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên, trước hết là thực hiện công việc xây dựng hệ thống quản trị nội bộ, kiểm soát rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, sau đó là đảm nhận tư vấn cho công ty trong quá trình hoạt động.
Yêu cầu của khách hàng:
XYZ đề nghị Luật sư Share Lawyers: (i) Tư vấn trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, người quản lý và người lao động phát sinh từ sự cố an toàn thực phẩm; (ii) Rà soát, xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy định nội bộ phục vụ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp; (iii) Soạn thảo Nội quy lao động, các quy chế quản lý và các văn bản nội bộ cần thiết; (iv) Xây dựng hệ thống quy trình, biểu mẫu để triển khai áp dụng thống nhất trong toàn công ty; (v) Đào tạo Ban lãnh đạo và các cấp quản lý trong việc áp dụng các quy định nội bộ vào hoạt động quản lý, điều hành hàng ngày.
Công việc Luật sư Share Lawyers đã thực hiện:
Luật sư Share Lawyers tư vấn, phân tích toàn diện các rủi ro pháp lý phát sinh từ sự cố an toàn thực phẩm; đánh giá trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, Tổng giám đốc, các cấp quản lý và người lao động; đồng thời đề xuất phương án khắc phục, phòng ngừa và kiểm soát rủi ro trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Luật sư Share Lawyers rà soát toàn bộ hệ thống văn bản quản trị nội bộ của doanh nghiệp; soạn thảo và hoàn thiện dự thảo Nội quy lao động sửa đổi, bổ sung, Quy chế tổ chức và điều hành, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, Quy trình quản lý nguyên liệu, Quy trình kiểm tra chất lượng, Quy trình sản xuất, Quy trình kiểm tra trước khi đưa nguyên liệu vào sản xuất và các quy định nội bộ khác phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, tư vấn, soạn thảo văn bản giúp XYZ ban hành, đăng ký lại Nội quy lao động, ban hành và áp dụng các quy định nội bộ liên quan.
Trên cơ sở thực tiễn hoạt động của XYZ, Luật sư Share Lawyers kiến nghị bổ sung nhiều quy định còn thiếu về phân công trách nhiệm giữa các cấp quản lý và người lao động; quy định trách nhiệm kiểm tra, giám sát, báo cáo trong từng công đoạn sản xuất; quy định về quản lý nguyên liệu, kiểm soát thời hạn sử dụng nguyên liệu; các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý; tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc; căn cứ xử lý người lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ; cơ chế kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định nội bộ.
Luật sư Share Lawyers xây dựng đồng bộ hệ thống biểu mẫu và quy trình phục vụ việc áp dụng các quy định nội bộ, bao gồm biểu mẫu kiểm tra nguyên liệu, biểu mẫu kiểm tra chất lượng, biên bản kiểm tra định kỳ, biên bản xác nhận vi phạm, biểu mẫu đánh giá mức độ hoàn thành công việc, hồ sơ xử lý kỷ luật lao động, hồ sơ kiểm tra trách nhiệm của các cấp quản lý và các quy trình quản trị nội bộ nhằm bảo đảm việc áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Luật sư Share Lawyers trực tiếp đào tạo Ban lãnh đạo, các cấp quản lý và các bộ phận chuyên môn về nội dung của các quy định nội bộ; hướng dẫn phương pháp áp dụng trong từng tình huống thực tế; đồng thời tiếp tục đồng hành, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai nhằm bảo đảm các quy định nội bộ được áp dụng đúng pháp luật và phù hợp với hoạt động thực tế của công ty.
Kết quả tư vấn:
- Sau khi triển khai hệ thống quản trị nội bộ do Luật sư Share Lawyers xây dựng, XYZ từng bước hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành và kiểm soát rủi ro trong hoạt động sản xuất. Trách nhiệm của từng bộ phận, từng vị trí công việc được quy định rõ ràng; quy trình quản lý nguyên liệu, kiểm tra chất lượng và sản xuất được chuẩn hóa, góp phần hạn chế các rủi ro về an toàn thực phẩm và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có đầy đủ căn cứ pháp lý để quản lý, đánh giá kết quả thực hiện công việc, xử lý kỷ luật lao động đối với các hành vi vi phạm và xử lý các trường hợp người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo đúng quy định của pháp luật. Đồng thời, đội ngũ quản lý được nâng cao năng lực quản trị, ý thức tuân thủ và khả năng kiểm soát rủi ro trong quá trình điều hành doanh nghiệp.
- Trong quá trình áp dụng thực tế, một số quy định nội bộ phát sinh điểm chưa phù hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp. Luật sư Share Lawyers tiếp tục đồng hành, rà soát và điều chỉnh các quy định, quy trình, biểu mẫu để bảo đảm vừa đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, vừa phù hợp với thực tiễn hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Hoạt động tư vấn pháp lý thường xuyên của Share Lawyers đã giúp XYZ khắc phục những tồn tại phát sinh từ sự cố an toàn thực phẩm và xây dựng được một hệ thống quản trị nội bộ đồng bộ, tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho công tác quản lý, điều hành và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn.