KIỂM SOÁT THÔNG TIN NỘI BỘ VÀ QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TRONG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

TÌNH HUỐNG PHÁP CHẾ SỐ 10: KIỂM SOÁT THÔNG TIN NỘI BỘ VÀ QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TRONG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

Doanh nghiệp là một công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử, và đang trong giai đoạn mở rộng thị trường với tốc độ nhanh. Chỉ trong thời gian ngắn, nhiều phòng ban mới đã được thành lập, trong đó có Phòng Thiết kế và Phòng Kỹ thuật – hai bộ phận giữ vai trò quan trọng trong việc phát triển, cải tiến và thực hiện quản lý, sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, việc mở rộng quá nhanh khiến cơ cấu tổ chức chỉ dừng lại ở mức “có phòng ban”, còn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế phối hợp giữa các phòng vẫn chưa được quy định rõ ràng.

Trong một dự án cải tiến sản phẩm, vì tốc độ phát triển nhanh, không tự sản xuất hết sản phẩm, nên doanh nghiệp ký hợp đồng gia công với một nhà máy đối tác. Sau khi nhận bản vẽ, theo quy trình làm việc, bên gia công chủ động sửa bản vẽ kỹ thuật ban đầu để đưa vào sản xuất. Bên gia công gửi lại bản vẽ để lấy ý kiến điều chỉnh trước khi sản xuất.

Áp lực tiến độ khiến các phòng ban tự xử lý công việc theo cách riêng. Sau khi nhận được bản vẽ từ bên gia công, Phòng Thiết kế phản hồi qua email với các yêu cầu điều chỉnh về hình thức, mẫu mã và các tính năng trải nghiệm sản phẩm. Trong khi đó, Phòng Kỹ thuật – với mục tiêu tối ưu hiệu năng – cũng trực tiếp phản hồi cho bên gia công một số yêu cầu điều chỉnh khác về kết cấu và thông số kỹ thuật. Hai phòng ban không trao đổi, không thống nhất nội bộ, và không có cơ chế kiểm soát thống nhất nội dung phản hồi gửi ra bên ngoài.

Bên gia công nhận được hai luồng ý kiến khác nhau từ cùng một doanh nghiệp. Do không có hướng dẫn rõ ràng về việc ưu tiên áp dụng ý kiến nào, bên gia công đã lựa chọn điều chỉnh theo phản hồi của phòng Kỹ thuật (là phản hồi gửi sau cùng) và tiến hành sản xuất hàng loạt. Trong khi đó, phòng Thiết kế lại sử dụng phương án thiết kế có góp ý của mình để cung cấp cho phòng Marketing triển khai chào hàng ra thị trường. Khi sản phẩm hoàn thành và được bàn giao, doanh nghiệp phát hiện sản phẩm thực tế khác với sản phẩm mà phòng Marketing đã giới thiệu cho khách hàng. Sản phẩm sau sản xuất khác sản phẩm đã chào hàng, nên không bán được số lượng như kỳ vọng.

Ban lãnh đạo yêu cầu bên gia công chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại. Tuy nhiên, khi phát sinh tranh chấp, bên gia công cung cấp toàn bộ email trao đổi, chứng minh rằng họ đã nhận được nhiều yêu cầu điều chỉnh khác nhau từ phía doanh nghiệp và đã thực hiện theo một trong các yêu cầu đó. Việc không có xác nhận cuối cùng từ doanh nghiệp khiến trách nhiệm không thuộc về bên gia công mà phát sinh từ chính sự thiếu thống nhất nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể không chứng minh được lỗi của đối tác, không có cơ sở để yêu cầu bồi thường, dẫn đến phát sinh thiệt hại tài chính và mâu thuẫn nội bộ.

Từ sự việc trên, trong vai trò là Luật sư tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp, Luật sư tại Share Lawyers có một số ý kiến như sau:

Về rủi ro của doanh nghiệp:

Rủi ro trong tình huống này không bắt nguồn từ đối tác, mà xuất phát từ chính hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. Việc không phân định rõ chức năng, không kiểm soát ai là người chịu trách nhiệm và không có quy trình phê duyệt tài liệu khiến doanh nghiệp tự tạo ra rủi ro cho mình. Hậu quả là thiệt hại tài chính lớn, ảnh hưởng đến uy tín và phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Quan trọng hơn, khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp không có cơ sở pháp lý để yêu cầu bồi thường.

Về nghiệp vụ của Pháp chế:

Với tình huống này, Pháp chế phải nhìn ra đây là vấn đề nội bộ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện hợp đồng, không phải là vấn đề pháp lý hợp đồng đơn thuần. Pháp chế cần giúp doanh nghiệp thiết lập cơ chế kiểm soát đối với toàn bộ thông tin gửi ra bên ngoài, quy định rõ ai là người có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng đối với bản vẽ và tài liệu kỹ thuật. Ngoài ra, trong hợp đồng, Pháp chế phải xây dựng điều khoản về nghĩa vụ xác nhận bản vẽ chính thức, nguyên tắc ưu tiên áp dụng tài liệu và nghĩa vụ xác minh khi có xung đột thông tin. Nếu không kiểm soát được nội bộ, thì dù hợp đồng có chặt chẽ đến đâu, doanh nghiệp vẫn sẽ tự đặt mình vào rủi ro. Khi tranh chấp phát sinh, Pháp chế cần rà soát toàn bộ quá trình nội bộ trước khi đánh giá trách nhiệm của đối tác, từ đó đưa ra phương án xử lý phù hợp.