Nội dung vụ việc:
Công ty Cổ phần Dịch vụ Xuân Đào (“Xuân Đào”) là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực phân phối, xuất nhập khẩu trái cây với quy mô lớn và tốc độ tăng trưởng nhanh. Tuy nhiên, song song với sự phát triển về doanh thu, Xuân Đào đối mặt với thách thức lớn về quản trị: Thiếu vắng bộ phận pháp chế.
Trong hoạt động vận hành hàng ngày, Xuân Đào liên tục phát sinh các vấn đề cần sự tư vấn, tham mưu từ người có am hiểu về pháp luật: Các hợp đồng nhập khẩu, phân phối đại lý và hợp đồng với các hệ thống siêu thị lớn đòi hỏi sự chặt chẽ về điều khoản giao nhận, chất lượng hàng hóa và bảo quản; Các quyết định của Ban điều hành trong việc quản lý nhân sự, vận hành kho bãi và logistics thường xuyên phát sinh rủi ro tranh chấp lao động hoặc vi phạm hành chính; Các vấn đề pháp lý phát sinh hàng ngày nhưng chưa có quy trình kiểm soát, dẫn đến việc xử lý mang tính vụ việc, thiếu sự thống nhất và tiềm ẩn nguy cơ dài hạn.
Trước nhu cầu cấp thiết về một giải pháp pháp lý toàn diện để bảo vệ thành quả kinh doanh, Xuân Đào đã tin tưởng lựa chọn Share Lawyers làm đơn vị tư vấn pháp lý thường xuyên.
Yêu cầu của khách hàng:
Xuân Đào đề nghị Luật sư Share Lawyers: (i) Tư vấn, đưa ra giải pháp pháp lý cho các vấn đề phát sinh hàng ngày trong quản lý và điều hành. (ii) Rà soát, xây dựng hệ thống mẫu hợp đồng phân phối và xuất nhập khẩu. (iii) Hỗ trợ pháp lý trong các hoạt động vận hành kinh doanh và logistics. (iv) Thiết lập cơ chế kiểm soát rủi ro khi chưa có bộ phận pháp chế nội bộ.
Công việc Luật sư Share Lawyers đã thực hiện:
- Thiết lập mô hình “Pháp chế thuê ngoài” chuyên nghiệp: Share Lawyers đề xuất và cùng Xuân Đào triển khai hình thức ký hợp đồng dịch vụ pháp lý tư vấn thường xuyên (trả phí theo tháng). Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp chưa có bộ phận pháp chế nhưng cần sự hỗ trợ liên tục, kịp thời như một nhân sự nội bộ.
- Tư vấn giải pháp vận hành hàng ngày: Luật sư trực tiếp tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ Ban Giám đốc và các phòng ban thông qua hệ thống kết nối đa kênh (Email, điện thoại, làm việc trực tiếp). Mọi vấn đề từ kỷ luật lao động, tranh chấp phát sinh với đơn vị vận chuyển đến các quyết định quản trị đều được thẩm định pháp lý trước khi thực hiện.
- Chuẩn hóa hệ thống hợp đồng ngành thực phẩm: Luật sư tiến hành rà soát, chỉnh sửa và xây dựng bộ mẫu hợp đồng chuyên biệt cho Xuân Đào. Tập trung vào các điều khoản trọng yếu: tiêu chuẩn chất lượng (VietGAP, GlobalGAP), quy trình kiểm tra hàng hóa, bồi thường thiệt hại do hư hỏng và các điều khoản thanh toán quốc tế.
- Hỗ trợ đàm phán và kiểm soát đối tác: Tham gia tư vấn trực tiếp trong các buổi làm việc với nhà cung cấp nước ngoài và các đối tác phân phối lớn để đảm bảo lợi ích tối đa và phòng ngừa các rủi ro pháp lý xuyên biên giới.
- Xây dựng quy trình phối hợp nội bộ: Hướng dẫn đội ngũ nhân sự và kinh doanh của Xuân Đào cách thức nhận diện rủi ro ngay từ giai đoạn soạn thảo văn bản, giúp quy trình vận hành trở nên trơn tru và chuyên nghiệp hơn.
Kết quả tư vấn:
Sự đồng hành của Share Lawyers đã mang lại những chuyển biến tích cực và hiệu quả thực tế cho Xuân Đào:
- Tối ưu hóa quản trị: Ban lãnh đạo Xuân Đào hoàn toàn yên tâm tập trung vào chiến lược kinh doanh khi mọi vấn đề pháp lý phát sinh hàng ngày đều có sự tham vấn và xử lý kịp thời từ đội ngũ luật sư chuyên trách.
- Hệ thống hóa rủi ro: Doanh nghiệp đã sở hữu bộ công cụ pháp lý chuẩn (hợp đồng mẫu, quy trình kiểm soát) giúp giảm thiểu các tranh chấp không đáng có với đối tác và người lao động.
- Hiệu quả kinh tế: Mô hình tư vấn thường xuyên giúp Xuân Đào tiết kiệm chi phí vận hành một bộ phận pháp chế nội bộ nhưng vẫn đạt được hiệu quả bảo vệ pháp lý cao nhất, đảm bảo tính ổn định và an toàn cho doanh nghiệp trên thị trường xuất nhập khẩu đầy biến động.