Doanh nghiệp là công ty trách nhiệm hữu hạn có nhiều thành viên góp vốn, hoạt động ổn định hơn mười năm. Doanh nghiệp được hình thành và vận hành chủ yếu trên cơ sở sự tin tưởng cá nhân giữa các thành viên góp vốn. Trong thực tế quản trị, Ban lãnh đạo hầu như không sử dụng Điều lệ công ty như một công cụ điều hành và kiểm soát nội bộ, mà chỉ coi văn bản này là hồ sơ pháp lý, phục vụ thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước.
Ban điều hành cho rằng sự tin tưởng giữa các thành viên góp vốn là đủ để đưa ra các quyết định quan trọng, không cần tuân thủ chặt chẽ quy trình nội bộ theo Điều lệ công ty. Việc họp Hội đồng thành viên và ban hành Nghị quyết được xem là thủ tục hình thức, có thể bỏ qua khi cần ra quyết định nhanh để nắm bắt cơ hội kinh doanh. Phòng Pháp chế không được coi là bộ phận cần tham vấn trong hoạt động thường ngày, cũng như các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
Khi xuất hiện cơ hội đầu tư một dự án có giá trị lớn, Ban lãnh đạo chỉ trao đổi riêng với một số thành viên góp vốn thân cận và nhanh chóng quyết định triển khai dự án nhằm chiếm lợi thế thị trường. Vốn đầu tư được giải ngân trong thời gian ngắn. Quá trình ra quyết định không thông qua cuộc họp Hội đồng thành viên theo đúng trình tự, không ban hành Nghị quyết hợp lệ theo Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp. Phòng Pháp chế không được tham vấn, cũng không được cung cấp đầy đủ thông tin về dự án để hỗ trợ kiểm soát rủi ro pháp lý và thẩm quyền nội bộ. Sau đó, dự án phát sinh nhiều khó khăn nghiêm trọng về tài chính và pháp lý. Một thành viên góp vốn khác, không tham gia vào quyết định đầu tư ban đầu, yêu cầu rà soát căn cứ pháp lý của việc đầu tư và phát hiện quyết định đã được ban hành trái thẩm quyền theo Điều lệ công ty và quy định pháp luật.
Hệ quả xảy ra là tranh chấp nội bộ giữa các thành viên góp vốn phát sinh. Dự án bị đình trệ, vốn đầu tư có nguy cơ bị “chôn”, khó thu hồi. Quan hệ giữa các thành viên góp vốn rạn nứt, uy tín của Ban điều hành suy giảm rõ rệt. Trách nhiệm của Ban điều hành và các thành viên liên quan trong việc ra quyết định đầu tư trái thẩm quyền bị đặt ra, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Qua tình huống trên đây, đội ngũ Luật sư tư vấn thường xuyên của Share Law có chia sẻ như sau:
Trách nhiệm của pháp chế:
Ban điều hành có xu hướng gạt pháp chế ra ngoài, nhưng xét về chức năng, bộ phận pháp chế vẫn là bộ phận kiểm soát rủi ro pháp lý. Pháp chế doanh nghiệp là bộ phận đảm bảo mọi quyết định của doanh nghiệp không trái pháp luật luật, phù hợp với tài liệu quản trị nội bộ. Pháp chế khi tư vấn, không phải chỉ chỉ ra một quyết định là đúng hay sai, mà còn quyết phải liệt cảnh báo hậu quả đến người có quyền ra quyết định đó. Trong tình huống này, Phòng Pháp chế đã thể hiện sự thụ động. Một dự án có giá trị lớn được triển khai trong nội bộ doanh nghiệp trong thời gian dài. Nếu Phòng Pháp chế không hề hay biết cho đến khi sự vụ xảy ra, chứng tỏ họ đã tách mình ra khỏi thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Còn nếu đã biết Ban điều hành có dấu hiệu bỏ qua thủ tục nội bộ, Phòng Pháp chế cần chủ động có ý kiến, chỉ rõ tính đúng – sai, cảnh báo rủi ro và nêu rõ trách nhiệm của người ra quyết định.
Với kinh nghiệm của bản thân, Luật sư cho rằng, nếu pháp chế chỉ trình bày chung chung, mà không nêu rõ điểm trái pháp luật, chủ ra rủi ro nghiêm trọng và cảnh báo trách nhiệm, thì rất khó để thuyết phục cấp trên thay đổi quyết định của mình. Có rất nhiều lý do, nhưng không “sợ” thì khó “dừng”.
Giải pháp của Pháp chế:
- Rà soát và đề xuất sửa đổi tài liệu quản trị nội bộ, theo hướng phân định rõ thẩm quyền giữa các chức danh, cơ quan quản lý tại doanh nghiệp.
- Xây dựng quy chế quản trị nội bộ chi tiết, để làm rõ chức năng, quyền hạn và quy trình nghiệp vụ của từng cơ quan, chủ thể, phòng ban trong doanh nghiệp.
- Tư vấn giúp thay đổi nhận thức của Ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo hiểu rằng việc hành động vi phạm quy định pháp luật, tài liệu quản trị nội bộ, sẽ gây rủi ro cho công ty, làm phát sinh trách nhiệm của chính mình.
- Pháp chế không nên chỉ ngồi chờ để được hỏi. Cần chủ động trao đổi và tương tác với Ban lãnh đạo, các phòng ban nghiệp vụ khác, chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình, giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh an toàn.
- Pháp chế cần tích cực học hỏi, nâng cao kiến thức, cải thiện khả năng làm việc của bản thân, học cách làm, cách giải quyết công việc khó, phức tạp, để ngày qua ngày, phát triển án toàn nghề nghiệp của mình.