Nội dung vụ việc:
Công ty Cổ phần X (“Công ty”) có 06 thành viên Hội đồng quản trị (“HĐQT”), trong đó có 01 Chủ tịch HĐQT và 05 thành viên. Đầu năm 2025, HĐQT tổ chức họp và thống nhất chi thù lao cho Chủ tịch HĐQT là 100.000.000 đồng/tháng, mỗi thành viên HĐQT 60.000.000 đồng/tháng. Đồng thời, HĐQT còn thống nhất chi thưởng định kỳ cho các thành viên HĐQT trong năm tài chính.
Các khoản chi này được thực hiện liên tục trong nhiều tháng mà chưa trình Đại hội đồng cổ đông (“ĐHĐCĐ”) thông qua tổng mức thù lao và quyết định chi thưởng.
Trong quá trình hoạt động, một số cổ đông có văn bản khiếu nại, cho rằng việc chi thù lao và thưởng nêu trên là không đúng quy định của Điều lệ, quy định pháp luật. Ban kiểm soát (“BKS”) cũng có ý kiến bằng văn bản, yêu cầu HĐQT rà soát lại tính hợp pháp của các khoản chi. Tuy nhiên, Chủ tịch HĐQT lưỡng lự, các thành viên HĐQT có nhiều ý kiến tranh cãi, chưa đưa ra phương án xử lý, các khoản chi này vẫn tiếp tục được thực hiện.
Trước tình hình đó, Chủ tịch HĐQT của Công ty liên hệ với Share Lawyers để được tư vấn và đánh giá rủi ro pháp lý.
Yêu cầu của khách hàng:
Công ty đề nghị Luật sư Share Lawyers: (i) Đánh giá tính hợp pháp của việc chi thù lao và tiền thưởng cho HĐQT; (ii) Xác định rủi ro pháp lý có thể phát sinh; (iii) Đề xuất phương án xử lý và khắc phục nếu có.
Công việc Luật sư Share Lawyers đã thực hiện:
- Về thù lao của HĐQT: Luật sư xác định HĐQT có quyền thỏa thuận, dự kiến mức thù lao trong năm tài chính và chi tạm ứng thù lao cho Chủ tịch HĐQT và thành viên HĐQT. Tuy nhiên, khi kết thúc năm tài chính, tổng mức thù lao phải được trình ĐHĐCĐ thông qua thì mới có căn cứ hợp pháp để quyết toán việc chi trả.
- Về thưởng của HĐQT: Luật sư xác định việc chi thưởng cho HĐQT phải được ĐHĐCĐ thông qua sau khi kết thúc năm tài chính. HĐQT không có thẩm quyền tự dự kiến và chi tạm ứng tiền thưởng, việc quyết định và chi thưởng khi chưa được ĐHĐCĐ chấp thuận là vi phạm pháp luật, vi phạm Điều lệ công ty.
- Về tính hợp pháp của các khoản đã chi: Luật sư kết luận HĐQT đã thực hiện việc chi thù lao và thưởng sai thẩm quyền, sai trình tự, thủ tục. Hành vi này có dấu hiệu vi phạm Điều lệ Công ty và quy định của pháp luật, gây thiệt hại cho Công ty.
- Về rủi ro pháp lý: Các thành viên HĐQT và Chủ tịch HĐQT có nguy cơ phải hoàn trả số tiền đã nhận và chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Luật sư cảnh báo, trong một số trường hợp tương tự, khi cổ đông tố cáo, hành vi quyết định chi và nhận thù lao, thưởng trái quy định, không hoàn trả, có thể bị xem xét xử lý hình sự về hành vi tham ô, chiếm đoạt tài sản của doanh nghiệp.
- Về phương án xử lý: Luật sư đề xuất Hội đồng quản trị Công ty tiến hành họp Hội đồng quản trị sửa đổi nghị quyết đã ban hành, về thù lao, ghi rõ việc HĐQT dự kiến thù lao cho Chủ tịch HĐQT và thành viên HĐQT, ghi rõ việc chi tạm ứng thù lao, chứ không phải chi trả thù lao; về tiền thưởng đã chi, HĐQT quyết định thu hồi lại toàn bộ số tiền đã chi. Công ty chờ kết thúc năm tài chính, hoàn tất báo cáo tài chính, tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên, khi đó HĐQT trình để ĐHĐCĐ xem xét, thông qua tổng mức thù lao và tiền thưởng, từ đó chi trả theo Nghị quyết của ĐHĐCĐ theo đúng thẩm quyền và thủ tục.
Kết quả tư vấn:
Trên cơ sở tư vấn của Luật sư, Công ty đã tổ chức họp HĐQT để xem xét, kiện toàn các văn bản pháp lý. Các thành viên HĐQT thống nhất điều chỉnh nội dung khoản chi tiền thù lao từ chi trả sang tạm ứng, đồng thời tạm dừng việc chi trả thưởng, thu hồi tiền thưởng. Luật sư hướng dẫn thư ký công ty về việc chuẩn bị, thực hiện các thủ tục chi trả tiền thù lao, tiền thưởng cho HĐQT khi tổ chức ĐHĐCĐ thường niên.
Luật sư đã tư vấn cho Công ty xây dựng quy chế quản trị, quy định rõ thẩm quyền của ĐHĐCĐ và HĐQT trong việc quyết định thù lao, thưởng, đồng thời thiết lập quy trình, thủ tục thực hiện thông qua quyết định của ĐHĐCĐ, HĐQT, nhằm hạn chế các sai phạm tương tự trong tương lai, đảm bảo hoạt động quản trị công ty tuân thủ đúng quy định pháp luật và Điều lệ, hạn chế rủi ro tối đa cho công ty và người quản lý, điều hành công ty.